É muito comum as pessoas confundirem uma recepcionista com secretária de consultório, realmente, as diferenças são sutis, mas podem ser significativas quando se trata da gestão de um consultório médico.
Basicamente, enquanto a recepcionista atua na entrada do consultório, a secretária de consultório, atua na entrada da sala do profissional de saúde. Mas, será que as diferenças terminam por aí? É o que vamos ver nesse artigo!
Para alguns esse engano pode até parecer bobo, mas não é, e mais, seus papéis podem ser imprescindíveis em toda a dinâmica de um consultório.
O fato é que tanto as recepcionistas como secretárias possuem funções específicas, ambas auxiliam o médico empreendedor na gestão do consultório.
Muita gente não sabe, mas o papel de profissionais da recepção é muito importante, inclusive, pode ser determinante para um paciente retornar, ou não, ao consultório.
Na verdade, trabalhar na recepção de clientes é uma atividade fundamental, básica para todo o restante do trabalho, repercutindo no desenvolvimento um bom ou mau serviço prestado.
Mas, então, qual a diferença do trabalho de uma recepcionista e uma secretária de consultório?
Diferenças entre uma recepcionista e secretária de consultório?
Então, a verdade é que, geralmente, recepcionista e secretária são usados como sinônimos o que, embora na prática não chegue a representar algum tipo de problema, em relação às responsabilidades, podemos perceber muitas diferenças.
Principais funções de uma secretária de consultório
Basicamente, a principal diferença entre uma recepcionista e uma secretária está no contexto, já que enquanto a recepcionista lida diretamente com o atendimento ao paciente, a secretária cuida das obrigações administrativas.
Se até pouco tempo as secretárias eram vistas como encarregadas apenas de monitorar a agenda dos profissionais de saúde, agora, no entanto, elas assumiram um papel bem mais significativo, são indispensáveis para a administração dos consultórios.
É preciso considerar que, atualmente, as secretárias vêm ocupando um lugar cada vez mais estratégico, atuando do atendimento ao cliente, até na negociação com fornecedores.
Entre as principais funções de uma secretária, podemos destacar:
- Organizar a agendados profissionais de saúde;
- Filtrar as demandas enviadas aos profissionais de saúde, priorizando as mais urgentes;
- Realizar um controle de estoque e garantir que nenhum material esteja faltando;
- Ter uma boa capacidade de gerenciamento do consultório;
- Elaborar relatórios sobre a gestão do consultório, desde o perfil dos pacientes até o controle financeiro;
- Responder os e-mails do consultório.
Como podemos ver, as secretárias não apenas atendem telefonemas, mas são responsáveis pela administração do consultório, permitindo que os médicos tenham mais tempo para cuidar de seus pacientes.
Quais são as principais funções de uma recepcionista de consultório?
Agora que já sabemos as principais funções de uma secretária, vamos conhecer as principais funções de uma recepcionista, que é quem recepciona os pacientes no consultório.
A função de uma recepcionista jamais deve ser subestimada, ela desempenha função de extrema importância e, como já dissemos acima, pode ser determinante para um paciente retornar, ou não, ao consultório.
Cabe à recepcionista recepcionar e atender os visitantes ou clientes de uma instituição.
As principais características de uma recepcionista devem ser:
- Fluência verbal e boa dicção;
- Paciência e bom humor;
- Facilidade e gosto em lidar com o público;
- Concentração e organização;
- Administração de tempo.
Todas essas qualidades são fundamentais para quem pretende ser uma boa Recepcionista, principalmente, pelo fato de ser o primeiro profissional com quem o paciente terá contato no consultório, quanto mais leve e agradável for a experiência, mais chances de o paciente retornar.
É preciso considerar que nem todo mundo realiza marcação de consultas por um agendamento online, nesse caso, terão que entrar em contato com a recepcionista para agendar um atendimento.
Ou seja, o paciente vai ligar para a clínica, verificar a disponibilidade de horários, esclarecer outras informações pertinentes, para depois comparecer.
Nesse meio tempo, o paciente pode estar cheio de dúvidas, nervoso e, portanto, cabe à recepcionista ter toda a paciência e tranquilidade para tirar toda e qualquer dúvida que possa surgir.
Ou seja, quem gerencia todo esse processo até a ida ao consultório, é a recepcionista.
E mais, por precisar lidar diariamente com o público, a recepcionista precisa saber se expressar com clareza, agir com tranquilidade e simpatia, cativando quem está do outro lado da linha ou quem acaba de chegar no consultório.
Entre as principais funções de uma recepcionista, podemos destacar:
- Organizara entrada e saída de pacientes do consultório;
- Cadastrar novos pacientes e gerar relatórios sobre suas atividades;
- Prestar atendimento por telefone ou mensagens, auxiliando os pacientes e solucionando suas dúvidas;
- Receber correspondências e materiais de fornecedores;
- Manter a recepção organizada e agradável para os pacientes;
- Estar atenta para oferecer um atendimento humanizado em todo momento.
Por tudo isso, podemos entender porque as recepcionistas são fundamentais em qualquer consultório, já que estão diretamente ligadas ao nível de satisfação dos pacientes, sendo muitas vezes responsáveis pela primeira impressão do consultório e, em muitos casos, determinante na hora de fidelizá-los.
A importância das Recepcionistas e secretárias nos consultórios
Se lhe indicarem algum profissional de uma determinada especialidade, você até for bem atendido pelo mesmo, mas a recepcionista não lhe atender bem, não passar algumas informações, errar seu cadastro, quais as chances de você marcar um retorno com esse profissional?
E assim é na maioria das vezes, pesquisas comprovam que a maioria dos pacientes não retorna, justamente, quando a experiência na recepção não é agradável.
Por isso, se pretende montar seu consultório, não subestime o papel das secretárias e recepcionistas, elas são pilares fundamentais para o bom funcionamento de qualquer consultório, e mais, podem ser uma ótima estratégia para conquistar e fidelizar pacientes.
No mais, é preciso saber que, mesmo com papéis diferentes, tanto a recepcionista como a secretária têm uma coisa em comum, que é a responsabilidade de oferecer ao paciente uma experiência agradável.
Certamente, cada consultório tem suas próprias características e realidade, por isso, nem sempre é possível ter duas pessoas responsáveis por essas tarefas, cabendo a uma só todas essas responsabilidades e funções.
Enfim, é de fundamental importância investir em profissionais capacitados para exercer funções tão estratégicas do atendimento, seja na função de secretária, ou de recepcionista, pois na maioria dos consultórios médicos, essas profissionais que fazem a prática da boa relação e interação com o paciente/cliente, sendo muitas vezes decisivas para seu retorno, ou não.